Même si l’idée d’intégrer de nouveaux bureaux vous enchante, vous redoutez sûrement l’étape du déménagement. Et pour cause. S’il est mal organisé, il peut sévèrement impacter vos équipes.
Comme un déménagement d’entreprise ne s’improvise pas, voici les différentes étapes à suivre pour mettre toutes les chances de votre côté pour le réussir.
Choisir la date officielle du déménagement
C’est la première chose à faire ! Une fois décidée, vous pourrez commencer à mettre en place un calendrier récapitulatif de toutes les opérations à réaliser avant le Jour-J.
Mais la date ne doit pas être sélectionnée au hasard. Si vous souhaitez réaliser des économies, choisissez un moment en dehors des vacances scolaires et un jour au milieu de la semaine.
Communiquer avec votre équipe
Comme un déménagement d’entreprise peut être source de stress pour vos équipes, il est important de bien expliquer à vos employés le déroulement des opérations.
Suivant la taille de l’entreprise, vous pouvez identifier des relais internes qui se chargeront de transmettre les informations au reste de l’équipe. Vos chefs de service devraient exceller dans ce rôle.
Impliquer les employées
Bien sûr, ce ne sont pas les employés qui choisiront les locaux des futurs bureaux. Mais, il est quand même important de prendre en compte leurs avis afin qu’ils se sentent bien dans ce nouveau lieu. Ils vont tout de même y passer pas mal de temps !
Cela peut aussi ressouder les équipes et permettre à chacun de se sentir investi dans le projet. C’est aussi une belle manière d’accompagner vos employés dans cette transition professionnelle.
Puis le bien-être au travail est source de motivation et de productivité. Alors pensez-y !
Trier vos mobiliers, équipements, etc.
Et si c’était le moment de jeter tous ces câbles d’ordinateur qui ne fonctionnent plus ? Profitez de cette occasion pour faire un bon tri et opter pour une décoration épurée.
Vous pouvez commencer par faire un inventaire clair et précis des biens de l’entreprise. Puis analyser ceux qui vous servent au quotidien et ceux qui peuvent facilement être supprimés.
Organiser une vente de ces objets en interne peut être une première option pour faire de la place tout en empochant un peu d’argent. Si vous avez beaucoup de meubles, vous pouvez aussi organiser une vente en externe.
Classez tout ce que vous gardez de manière ordonnée afin de ne rien perdre pendant le transport. Bien sûr, chaque employée est responsable de ses dossiers, équipements et effets personnels. Alors mettez tout le nécessaire d’emballage à leur disposition !
Penser à faire toutes les démarches administratives
Une fois votre nouvelle adresse connue, transmettez-la directement à vos prestataires et à vos clients. Renseigner aussi la date de votre déménagement d’entreprise. Ainsi, toutes ces formalités seront déjà réalisées lors de votre aménagement.
Pensez aussi, en temps voulu, à actualiser vos supports de communication tels que vos brochures, vos cartes de visite et votre site internet.
Occupez-vous aussi du transfert des contrats de lignes téléphoniques et du réseau internet en précisant la date précise à laquelle la transition doit être faite.
Si toutes ces opérations sont correctement réalisées, votre déménagement sera une réussite ! Besoin d’un professionnel pour réaliser votre déménagement d’entreprise ? L’équipe d’Allobox vous propose les services les plus adaptés à votre situation. Demandez un devis !